6.5.12
Česká správa sociálního zabezpečení – elektronická komunikace, datové schránky
RNDr. Dagmar Brechlerová, Ph.D.
Každá organizace potřebuje při své činnosti udržovat celou řadu informací, které je často nutné také nějakým způsobem archivovat. V minulosti se jednalo o klasické papírové dokumenty, které se ukládaly na úřadech, soudech, v soukromých firmách apod.
Papírové dokumenty mají určité výhody i nevýhody.
Mezi hlavní nevýhody patří nutnost jejich indexování a udržování pořádku. Na rozdíl od elektronických dokumentů je vyhledávání v papírových dokumentech poměrně obtížné, maximálně lze k vyhledávání využít určitý systém čísel či značek.
Další nevýhodou je jednoznačně právě fyzická podoba daného dokumentu: pokud je listina poškozena vodou, ohněm, přetržena či skartována, je obvykle nezvratně znehodnocená. Vytvořit adekvátní kopii pak může být velmi pracné, je nutno ji zdlouhavě ověřovat či jinak prokazovat její autenticitu.
Nevýhodou může být také stále narůstající množství informací v papírové podobě, což jednak není příliš šetrné k životnímu prostředí, jednak společně s tím rostou i nároky na skladovací prostory. I samotná likvidace starých dokumentů může být při jejich velkém množství nákladná.
Informační technologie, k jejichž rozvoji došlo v průběhu 20. století, však umožňují skladování informací na velmi malém prostoru. Je tedy logické, že uživatelé, kteří se denně potýkají s velkým množstvím papírových dokumentů, této přednosti hojně využívají. V elektronických dokumentech lze pořádek udržovat poměrně snadno, názvy i pořadová čísla se dají generovat automaticky, vyhledávání v obsahu dokumentu je rovněž jednoduché. Hlavní nevýhodou elektronických dokumentů je však jejich zabezpečení a prokazování jejich pravosti. Vzhledem k tomu, že elektronický dokument lze jednoduchým způsobem duplikovat, může vzniknout více exemplářů téhož dokumentu, jejichž vlastníci budou shodně tvrdit, že právo je na jejich straně. Subjekty v oblasti IT se snaží řešit tento problém připojováním určitých identifikátorů k dokumentu, díky nimž lze prokázat, že jde právě o daný dokument od daného autora.
Kvůli riziku zneužití citlivých údajů při zasílání dokumentů prostřednictvím standardní e-mailové schránky bylo nutno vyvinout systém, který by sice fungoval obdobně, ale byl by bezpečnější a identifikace odesílatele zprávy by byla jednoznačnější. Tak vznikl v roce 2008 koncept zákona o datových schránkách: namísto úředních dopisů by byly zprávy opatřeny určitým identifikátorem určujícím například původ zprávy či dobu jejího odeslání.
Zprvu se zákon týkal jen státní správy, soudů, firem evidovaných v obchodním rejstříku a vyjmenovaných fyzických osob či živnostníků (advokátů, exekutorů, daňových poradců, insolvenčních správců a notářů). Je však logické, že se stát bude snažit rozšířit celý systém tak, aby se elektronické dokumenty postupně staly adekvátní alternativou fyzických papírových dokumentů, jejichž užívání by tak bylo značně omezeno.
Původně se plánovalo, že do systému datových schránek se v roce 2013 zapojí také všichni živnostníci (OSVČ), aby např. Česká správa sociálního zabezpečení nemusela přepisovat papírové dokumenty do svého systému. Skutečnost, že mnoho živnostníků neumí s počítačem pracovat, zákon zcela ignoruje. Vzhledem k tomu, že do poloviny roku 2013 bylo o tomto záměru velmi málo informací, rozhodlo se ministerstvo práce a sociálních věcí po dohodě s Českou správou sociálního zabezpečení odložit zavedení této novinky o jeden rok. Povinnost zřídit si datovou schránku byla nakonec plánována od 1. ledna 2014 pro všechny zaměstnavatele, lékaře i OSVČ, kteří mají alespoň jednoho zaměstnance.
Jak uvádí Česká správa sociálního zabezpečení, následující dokumenty bude do budoucna nutno podávat elektronicky. V prostředním sloupci tabulky 1 jsou uvedena ustanovení příslušných právních předpisů, jimiž se podávání jednotlivých dokumentů řídí. V pravém sloupci je uvedeno datum, do kterého mělo být přechodně možné podávat dokumenty ještě v papírové podobě (tyto údaje byly platné k až do 4. 12. 2013). Nakonec však byla dne 4. 12. 2013 výjimka na zřízení datové schránky prodloužena ještě o další rok. Prodloužilo se tedy rovněž přechodné období.
Tabulka uvádí konec přechodného období, v němž původně mohli zaměstnavatelé, OSVČ a lékaři předávat předepsané tiskopisy rovněž písemně. Některé termíny byly tedy 4. 12. 2013 ještě o rok prodlouženy. Vzhledem k neustálým změnám v této oblasti je nutné sledovat situaci na stránkách ČSSZ ( http://www.cssz.cz/cz/ ).
Tabulka 1 – Zaměstnavatelé/účetní jednotky
Tabulka 2 – Osoby samostatně výdělečně činné
Tabulka 3 – Ošetřující lékaři
NahoruJak založit datovou schránku
O datovou schránku lze požádat ministerstvo vnitra trojím způsobem:
1. Elektronickým formulářem adresovaným podatelně ministerstva, přičemž je nutné žádost elektronicky podepsat.
2. Odesláním vyplněné a úředně ověřené šablony žádosti na adresu ministerstva vnitra.
3. Donesením vytištěné a vyplněné žádosti na nejbližší pobočku Czech POINTu (většinou bývají na poštách).
Všechny postupy a potřebné náležitosti jsou k nalezení zde.
V tomto článku bude podrobněji popsán bod 3, protože se jedná asi o nejjednodušší způsob zřízení datové schránky.
Vytisknutou a pečlivě vyplněnou žádost příslušného typu (fyzická osoba / podnikající fyzická osoba / právnická osoba) podá žadatel na nejbližší pobočce Czech POINTu. Je vhodné vzít s sebou například i kopii živnostenského listu pro upřesnění některých údajů, jako jsou název společnosti, uvedené tituly apod. Údaje z žádosti jsou přepsány do systému ministerstva vnitra, který zpracovává nové žádosti. Obvykle obratem je vygenerováno potvrzení o zaregistrování žádosti o schránku, jehož kopii žadatel obdrží.
Dříve byly přihlašovací údaje sděleny uživateli poštovní službou prostřednictvím písemnosti určené do vlastních rukou, dnes může uživatel obdržet tzv. virtuální obálku. V popisu datových schránek se uvádí, že "přístupové údaje jsou v případě datových schránek zřizovaných na žádost zasílány podle přání žadatele buď na kontaktní adresu, uvedenou žadatelem ve formuláři žádosti, nebo jsou předány žadateli formou tzv. virtuální obálky". Nicméně v uvedeném případě se pracovník Czech POINTu autorky tohoto textu na způsob doručení přihlašovacích údajů vůbec nezeptal a poslal je rovnou na e-mail uvedený v žádosti.
Pokud uživatel obdrží přihlašovací údaje e-mailem, stačí řídit se přiloženým návodem. Komplikace mohou nastat s certifikáty pro prohlížeč, jako se to stalo například autorce. Uživateli se zobrazí varovná stránka, například u prohlížeče Firefox zhruba následující:
V tom případě je vhodné postupovat podle instrukcí k instalaci těchto certifikátů, viz http://www.postsignum.cz/certifikaty_autorit.html .
Vzhledem k odlišnostem jednotlivých prohlížečů je vhodné stáhnout všechny certifikáty uvedené v tabulce na výše zmíněné adrese (viz Soubory s certifikáty autorit PostSignum Root QCA 2) jednotlivě (pro OS Windows ve formátu .DER) a následně je do prohlížeče nainstalovat pomocí návodů na http://www.postsignum.cz/prirucky_a_navody.html . Návody jsou staršího data, tudíž například prohlížeč Firefox vypadá dnes poněkud odlišněji, nicméně instrukce jsou poměrně podrobné, takže by s instalací neměl být větší problém.
Poté by již měl aktivační odkaz v e-mailu fungovat a mělo by být možné na něj kliknout. Uživateli se zobrazí stránka pro vyzvednutí přihlašovacích údajů, na které musí zadat identifikační údaj virtuální obálky a ID datové schránky. Obojí je uvedeno ve formuláři potvrzení žádosti o zřízení datové schránky, který obdržel například na pobočce Czech POINTu.
Po zadání těchto údajů a jejich odeslání jsou vygenerovány uživatelské jméno ve velmi komplikovaném formátu (změť písmen a čísel), které od této chvíle bude uživatel používat pro přihlašování do schránky, a také dočasné heslo. Obojí je nutné si velmi pečlivě zaznamenat, neboť odkaz na uživatelské jméno i heslo byl funkční pouze jednou a nelze jej obnovit. Je nezbytné si pečlivě opsat všechna malá i velká písmena, čísla a speciální znaky.
Po obdržení přihlašovacích údajů (některým z výše uvedených postupů) se uživatel dostane na adresu http://www.mojedatovaschranka.cz/ . Ta nijak nesouvisí s doménou datoveschranky.info, neboť při registraci všech alternativních domén k sousloví "datová schránka" byly státní úřady pomalejší než doménoví spekulanti, kteří je skoupili za účelem zisku.
Na stránce Mojedatovaschranka je nejprve nutné zvolit vpravo níže volbu "Jste zde poprvé?".
Otevře se okno s nápovědou, kde je uživatel informován o tom, co bude k obsluze schránek potřebovat. Následně již klikne na "přihlášení jménem a heslem", kam zadá své jméno – změť čísel a písmen a také dočasné heslo. Je nutno opsat číselný kód, aby systému dokázal, počítač neobsluhuje robot, a následně se přihlásí.
Po přihlášení by se mělo otevřít okno, do něhož zadá dočasné heslo, a následně dvakrát zadá stejné nové heslo, které chce od této chvíle používat k přihlašování. Postup pro tvorbu bezpečného hesla je uveden dále v textu. Je rozhodně třeba vyvarovat se jakýchkoliv jednoduchých hesel typu "marcela12345". Jak upozorňuje samotný systém datových schránek, je při změně hesla nutné především vyvarovat se hesel začínajících známými kombinacemi, jako např. 12345, qwerty (první řádek klávesnice), asdfg (druhý řádek klávesnice), tyto kombinace ostatně nejsou jako heslo ani povoleny. Heslo nesmí zároveň obsahovat tři stejné za sebou jdoucí znaky, nesmí obsahovat ID (jméno) uživatele a neshoduje se s žádným z 255 naposledy použitých hesel (zde však není příliš jasné, co je tím míněno: zda naše vlastní hesla, která byla postupně měněna, nebo hesla všech ostatních uživatelů).
Heslo MUSÍ obsahovat minimálně jedno velké a jedno malé písmeno a jedno číslo, nicméně je velmi vhodné popustit uzdu fantazii a vytvořit naprosto neuhodnutelnou kombinaci čísel a malých/velkých písmen, doplněných některými speciálními znaky z tohoto výčtu: ( ! # $ % & ( ) * + , - . : = ? @ [ ] _ { | } ~ ). Pokud má uživatel problém s napsáním některého ze znaků, které by chtěl použít do hesla, je k dispozici grafická klávesnice, na které může znak snadněji zadat, přičemž pomocí tlačítka LOCK lze nabídku rozšířit ještě o další znaky.
Po změně hesla je již schránka připravena a uživateli se zobrazí úvodní obrazovka:
Zde si uživatel může (stav v 11/2013) aktivovat zdarma službu "Datový trezor", jež umožňuje uchovávat zprávy po další tři měsíce nad limit 90 dní, po které se zprávy uchovávají běžně. Pokud by tedy byla uživateli doručena zpráva v den, kdy si schránku zřídil, bude ji moct uchovávat ještě zhruba 180 dní.
Jak je uvedeno dále v textu, je nutno mít neustále na paměti, že datová schránka není e-mailová schránka, kde zprávy mohou "ležet" i několik let. Z datové schránky všechny zprávy postupně mizejí, a to po 90 dnech od doručení.
Obsluha datové schránky je popsána velmi srozumitelně například zde: http://blog.sluzby.cz/datove-schranky.php . Případně lze využít také množství jiných návodů na internetu, kupříkladu článků na serveru Měšec.
Změna hesla není jediným úkonem, který by nový uživatel datových schránek měl provést. Například jím zvolené heslo se standardně mění každých 90 dní, a uživatel tak bude každé tři měsíce nucen vymýšlet nové. Pokud si však tento provozní režim nepřeje, může si schránku přenastavit.
Je však nutno si uvědomit, že pouhé přihlašování pomocí jména a hesla je v dnešní době pokročilých kybernetických útoků nedostačující. Je proto vhodné přihlašovací proceduru rozšířit o další fázi ověření. Datové schránky nabízejí několik způsobů dvoufázové autentizace. Prvním je ověřování pomocí jednorázového SMS kódu. Uživateli je na předem zvolený mobilní telefon doručen kód, který opíše do daného okénka. Nevýhodou ovšem je, že tato SMS je placená (3 Kč), což pro někoho, kdo se přihlašuje často, může představovat problém.
Další možností je přihlašování s použitím jednorázového hesla například prostřednictvím mobilního telefonu: uživatel si pomocí aplikace (například OATH nebo Android Token) vygeneruje kód, který společně s heslem zadá při přihlášení.
Poslední možností je pak vytvoření unikátního uživatelského certifikátu, který bude uživatel muset zadávat společně s přihlašovacími údaji při každém dalším přihlášení.
Více o jednotlivých metodách zde: http://www.mojedatovaschranka.cz/static/ISDS/help/page8.html#8_7_2 . Viz 8.5. Přihlašování pomocí uživatelského certifikátu a dále.
NahoruElektronický podpis
Podstatnou informací pro všechny uživatele datových schránek byl v roce 2012 rozsudek v kauze zaslání datové zprávy Městskému soudu v Praze. Tento soud zrušil návrh na žalobu podanou prostřednictvím datové schránky z toho důvodu, že při podání nebyl připojen elektronický podpis. Nejvyšší správní soud však rozhodl o tom, že podání prostřednictvím datové schránky má i bez elektronického podpisu stejnou váhu, jako by bylo posláno s podpisem poštou na podatelnu daného soudu ( http://www.nssoud.cz/files/SOUDNI_VYKON/2011/0089_8As__110_20120306041133_prevedeno.pdf ).
V praxi to znamená, že alespoň část uživatelů datových schránek nebude potřebovat elektronické podpisy. Bohužel realita bývá poněkud odlišná, a tak jsme se například na webových stránkách Městského soudu Prahy 3 mohli ještě nedávno dočíst: "Dle § 42 zákona č. 99/1963 Sb. je potřeba některá podání, u nichž to zákon vyžaduje (např. žaloby, odvolání, návrhy apod.), připojená v datové zprávě opatřit zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb." To je ovšem oproti rozhodnutí uvedenému výše zcela odlišný výklad zákona. Vzhledem k tomu, že do roka by měly na systém datových schránek přejít tisíce dalších uživatelů, je situace značně tristní, když ani moc soudní není schopna sama určit, čím se má uživatel řídit.
Celý problém je velmi dobře popsán například zde: http://www.epravo.cz/top/clanky/datove-schranky-je-pri-podani-prostrednictvim
-datove-schranky-nutny-zaruceny-elektronicky-podpis-kdy-je-datova-zprava-dorucena-89535.html
Pokud tedy uživatel chce mít jistotu, že například v právním řízení nebude zpochybňována autenticita jím zaslaného dokumentu, doporučujeme opatřit si certifikát a ten užívat pro elektronický podpis. Pokud jej uživatel chce využít k podepisování dokumentů pro komunikaci se státní správou, je nutné, aby byl vydán tzv. akreditovanou certifikační autoritou. Tyto certifikáty je možno si opatřit zde: http://www.mvcr.cz/clanek/prehled-kvalifikovanych-poskytovatelu-certifikacnich-sluzeb-a-jejich-kvalifikovanych-sluzeb.aspx . Pokud uživatel certifikát již zřízen má, může jeho pomocí komunikovat s úřady ještě před zřízením datové schránky, například o ni může elektronicky požádat přímo ministerstvo vnitra, což bez elektronického podpisu nelze. Stejně tak se pak může pomocí svého certifikátu do schránky i přihlašovat. Zde je třeba upozornit na to, že pro pojem certifikát je v tisku, na internetu atd. často užíván pojem podpis. To je nesprávně, protože podpis je vytvořen z podpisovaného textu za užití soukromého klíče, který je spárován s veřejným klíčem právě z certifikátu.
Kromě využití datové schránky existuje ještě jedna možnost, jak od 1. 1. 2014 podávat dokumenty elektronicky České správě sociálního zabezpečení: e-podání přes Veřejné rozhraní pro e-Podání. K tomu je však potřeba užít zmíněný uznávaný elektronický podpis. Namísto využití systému datové schránky probíhá tvorba dokumentu například přímo v programu 602FormFiller, který slouží k vyplňování interaktivních dokumentů (například oblíbeného formuláře daňového přiznání, který sám dopočítá různé hodnoty).
O různých způsobech podání dokumentů České správě sociálního zabezpečení zde: http://www.cssz.cz/cz/e-podani/
Dokument vytvořený v programu 602FormFiller lze ovšem podat také pomocí datové schránky bez potřeby elektronického podpisu.
NahoruVýhody a nevýhody datových schránek
Jak tomu bývá v obdobných případech, je i zavádění systému datových schránek provázeno řadou problémů. Například původní myšlenkou bylo zrovnoprávnit papírové dokumenty a oficiální listiny s elektronickými dokumenty, tedy postavit je na stejnou úroveň. Jak se ovšem řada uživatelů schránek přesvědčila na vlastní kůži, je tento systém úřady často ignorován. V mnoha případech se pak uživatel podávající dokument prostřednictvím datové schránky dozví, že dotyčný úřad není schopen elektronické dokumenty přijmout z celé řady důvodů (například špatný formát dokumentu, název obsahující zakázané znaky atd.), případně že zrovna v daném případě je nutno předložit autentický papírový dokument namísto elektronického. Podobné rozpory pak samozřejmě celý systém přechodu na datové schránky komplikovaly.
V současné době, s perspektivou nevyhnutelného přechodu na elektronický systém, jsou však úřady schopny přijímat čím dál větší množství typů dokumentů elektronicky a státní správa alespoň náznakem spěje k jakési dohodě.
Jiným příkladem problému v komunikaci se státní správou může být využívání datové schránky bez elektronického podpisu: pokud není dokument elektronicky podepsán (podpisem typu ZAREP – zaručený elektronický podpis, s certifikátem vydaným příslušnou certifikační autoritou), může úřad (například finanční) stejně vyžadovat doložení originálních dokumentů.
NahoruVýhody datových schránek
Jednou z největších výhod datových schránek je bezesporu způsob odesílání dokumentů – namísto časově náročného odesílání písemností prostřednictvím poštovní služby lze nyní dokument odeslat prostřednictvím internetu, z pohodlí domova. To se však týká pouze uživatelů, kteří jsou schopni řešit například problémy týkající se různých verzí operačních systémů či prohlížečů. Vzhledem k tomu, že i samotné zařízení datové schránky může být obtížným úkolem pro osoby, které nejsou tolik seznámeny s obsluhou počítače, nedá se říci, že by celý systém byl bezchybný.
Výhodou pro úřady bezesporu je, že se adresát nevyhne převzetí písemnosti – už se nebudou vracet zpět s oznámením, že například na dané adrese dotyčná osoba nebydlí. Zde se totiž uplatňuje tzv. fikce doručení: po 10 dnech je zpráva automaticky považována za doručenou, stejně tak je považována za doručenou v případě vstupu uživatele do schránky.
NahoruOkamžité doručení
Za výhodu by se mohlo považovat i prakticky okamžité doručení danému úřadu přes datovou schránku. Zkušenosti nás však učí, že praxe může být někdy zcela odlišná. Příkladem může být podávání dokumentů v poslední den roku 2012 – mnoho podnikatelů využilo možnosti podat dokumenty prostřednictvím datových schránek (ještě do 2. 1. 2013) a tím dodržet poslední termín pro rok předcházející.
Podání proběhlo prakticky ihned a úspěšně, nicméně části těchto uživatelů se v doručených zprávách zobrazil následující text: "Informujeme Vás, že datová schránka XXXXX byla zpětně znepřístupněna a Vaše datová zpráva číslo XXXXX se tímto stala nedoručitelnou." Vzhledem k tomu, že se často jednalo o dokumenty doručované finančnímu úřadu, jejichž pozdní doručení bývá sankcionováno, dotyčné uživatele tato zpráva velmi nepříjemně překvapila. Původcem problému bylo v tomto případě ministerstvo financí, respektive fakt, že k 1. 1. 2013 došlo ke změně organizační struktury finančních úřadů – namísto 199 jednotlivých finančních úřadů vzniklo 14 krajských (+ 1 speciální), sdružujících nyní pod sebou zmíněných 199 úřadů. Ty se však nyní staly pouze územními pracovišti příslušného krajského finančního úřadu.
S těmito změnami souvisela například rovněž změna datových schránek jednotlivých úřadů – původní schránky byly změněny na nové, bylo tedy nutno složitě pátrat po nových informacích, a pokud měl uživatel přednastavenou adresu úřadu podle dosavadního systému, náhle měl při doručování zmíněný problém. Některé finanční úřady totiž nepočítaly se změnou svých schránek ani s tím, že podle zákona budou jejich schránky znepřístupněny, a opomněly vyzvednout jejich obsah. Po znepřístupnění schránek tudíž odesílatel obdržel zmíněné upozornění.
U datových schránek navíc není přesně definována doba doručení zprávy adresovanému úřadu, výklady se navíc značně různí. Například pro elektronické doručování zpráv příslušnému úřadu veřejné moci existuje výklad Poradního sboru ministra vnitra z roku 2009:
"Podání fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby vůči správnímu orgánu (orgánu veřejné moci) prostřednictvím datové schránky je učiněno okamžikem dodání do datové schránky orgánu veřejné moci.“
Zákonné rozhodnutí pak potvrdil Nejvyšší soud v roce 2010:
"Podání prostřednictvím datové schránky vůči orgánu veřejné moci (§ 18 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů) je učiněno okamžikem dodání datové zprávy do schránky orgánu veřejné moci."
Tento výklad však platí pouze pro veřejnou moc soudní, nikoliv pro jiné složky státní správy. Tento problém je znám již od roku 2009, a stále nebyl zcela vyřešen, odesílající proto sám přesně neví, co může očekávat a zda může zprávu považovat za doručenou v okamžiku, kdy ji příslušnému úřadu odešle. Informační systém datových schránek, tedy správce celého systému, vyřešil podobnou situaci připojením textu k doručence:
"Datová zpráva byla dodána do datové schránky příjemce. Je-li příjemcem datové zprávy orgán veřejné moci vystupující v postavení orgánu veřejné moci, byla datová zpráva tímto okamžikem doručena." ( http://www.mmr.cz/getmedia/ae390202-783c-41c8-920b-b68c6799f30e/C-j-8054-2012-z-17-2-2012.pdf )
NahoruPoštovní datová zpráva
Datové schránky původně zcela opomíjely komunikaci mezi různými subjekty v rámci komerční sféry, celý systém se zaměřoval výhradně na komunikaci právnická/fyzická osoba – stát a obráceně. Od roku 2010 však mohou uživatelé využívat služeb tzv. poštovní datové zprávy, tj. obdoby doporučeného dopisu, pomocí něhož mohou jinému soukromému subjektu poslat zprávu komerčního charakteru (například fakturu nebo doporučený dopis).
Problémem však zůstává, že tuto zprávu nelze poslat každému – adresát musí mít aktivován příjem těchto zpráv nastavením své datové schránky. O této možnosti však mnoho uživatelů neví, takže využívání této služby je omezené.
"Pokud si uživatel chce změnit nastavení tak, aby mohl tyto zprávy přijímat, stačí v pravém sloupci kliknout na ‚příjem poštovních zpráv‚. Poté se zobrazí volba, ve které může uživatel zvolit, že chce zprávy přijímat. Stejně tak lze v tomto nastavení povolit v textu zmíněné odesílání komerčních datových zpráv."
Odesílání komerční datové zprávy navíc není zdarma, platí se buď každý měsíc paušálně…
